Transport local et hébergement

Transport local

Un bus et un camion pour les bagages devraient vous attendre à l'aéroport ou à la gare à votre arrivée à destination Des bus devraient être mis à votre disposition pour vous permettre d'assister à toutes les séances d'entraînement et à tous les jours de match. Vérifiez attentivement votre programme, ainsi que ce qui vous est fourni par vos hôtes et ce qui constitue un coût supplémentaire. Par exemple, le trajet vers le lieu d'une activité d'équipe peut être facturé à votre équipe, même si vous n'avez pas utilisé le bus ce jour-là pour vous rendre à une séance d'entraînement. Des restrictions horaires peuvent s'appliquer au nombre d'heures de conduite autorisées pour un chauffeur. 

Dans certains cas, des véhicules supplémentaires peuvent être mis à la disposition de l'équipe et conduits par des officiers de liaison. Là encore, vérifiez ce qui est fourni par rapport aux souhaits de votre équipe afin de pouvoir gérer les attentes et le budget en conséquence. 

Hébergement

Que vous réserviez l'hébergement directement ou que vous travailliez avec les organisateurs du tournoi / la fédération hôte, il est important de connaître les préférences de votre équipe. Certains entraîneurs préfèrent un hôtel isolé, d'autres préfèrent être au centre d'une ville. Certains médecins préfèrent avoir des lits de soins dans leur propre chambre, d'autres préfèrent un espace séparé pour travailler. Établir la liste des souhaits de votre équipe et travailler avec les fournisseurs d'hébergement pour vous en approcher le plus possible vous aidera à gérer les attentes de chacun.

Créez une liste des chambres à partager afin de pouvoir les attribuer de manière appropriée.  

Vous devrez également bien comprendre la politique d'annulation de l'hôtel afin de pouvoir gérer correctement le nombre de membres du groupe sans encourir de pénalités. Cela s'applique que vous réserviez directement auprès de l'hôtel ou par l'intermédiaire d'un organisateur de tournoi. 

En général, l'hébergement doit fournir :

• Des chambres doubles à 2 lits pour les joueurs et des chambres individuelles pour l'encadrement
• Une salle pour l'équipe, suffisamment grande pour accueillir simultanément des séances de travail pour toute le groupe et des séances de physiothérapie. La salle doit être entièrement privée et verrouillable
• Une salle à manger séparée pour l'équipe. La salle à manger peut être partagée avec d'autres clients, mais elle doit au moins être délimitée pour permettre à l'équipe de s'asseoir ensemble
• L'organisateur du tournoi peut proposer une salle de réunion séparée pour l'encadrement et/ou une salle médicale séparée et/ou des installations de stockage. 

Les chambres doivent, si possible, se trouver au même étage. Au pire, elles ne doivent pas être séparées par plus d'un étage et doivent être facilement accessibles par ascenseur ou par les escaliers. 

Il convient également de vérifier si l'hôtel peut fournir :

• Des lits extra-longs pour les joueurs de grande taille, un choix d'oreillers (synthétiques/plumes)
• Les chambres sont-elles équipées d'une baignoire ?
• Un espace suffisant pour charger/décharger le bus de l'équipe et les livraisons de glace/eau
• Un coffre-fort dans chaque chambre ou un coffre-fort à la réception accessible 24 heures sur 24 par la direction de l'hôtel
• Un espace où l'équipe peut utiliser des bains de glace. 

L'accès à tous les espaces réservés à l'équipe doit être disponible 24 heures sur 24 et sécurisé. Le manager ou le médecin de l'équipe doit disposer d'une clé permettant d'accéder à toutes les chambres où séjournent les membres de l'équipe.  
Si vous passez un contrat directement avec l'hôtel, vérifiez attentivement les détails concernant les frais supplémentaires tels que le stationnement des bus ou la fourniture de glace supplémentaire.